6 conseils pour choisir la bonne agence d’hôtesses

Vous avez un événement à venir que vous planifiez depuis des mois et, en tant qu’expert en événements, vous voulez passer à la vitesse supérieure et vous concentrer sur l’établissement de nouveaux partenariats et vous assurer que vos conférenciers principaux sont bien pris en charge. Vous envisagez donc d’engager une aide supplémentaire sous la forme d’une hôtesse qui pourra guider vos délégués vers les bonnes zones, accueillir les participants au bureau d’inscription et leur offrir un sentiment d’hospitalité supplémentaire.

Mais comment être sûr de choisir la bonne entreprise ? Il existe de nombreuses sociétés et le temps dont dispose un organisateur d’événement est très limité. Cet article de blog devrait vous aider à choisir la bonne agence d’hôtesses.

Puisque l’hôtesse sera perçue comme le visage de votre événement, elle doit être intelligente, présentable, connaître tout ce qu’il faut savoir sur votre événement pour aider vos délégués, et la liste peut s’allonger en fonction de vos besoins.

Nous avons franchi toutes les étapes, alors continuez à lire pour connaître ces six conseils qui devraient vous permettre de faire le bon choix :

Parcourir quelques agences

Préparer le programme des activités

Conditions de paiement

Uniforme

Pré-briefing

Utiliser la technologie

Conseil n° 1 : parcourir quelques agences

Comme pour beaucoup d’autres services, vous devriez faire du lèche-vitrine : allez en ligne et recherchez des agences sur Google. Demandez également au lieu où vous organisez votre événement s’il peut vous suggérer une agence d’hôtesses.

Choisissez-en quelques-unes et contactez-les via leurs formulaires de contact en ligne. Mentionnez les dates, le lieu, le nombre d’hôtesses et la durée pour laquelle vous aurez besoin d’elles. Préparez un texte simple avec ces informations et partagez-le avec toutes les agences que vous avez trouvées.

En contactant les agences, vous testerez la rapidité avec laquelle elles vous répondront. Plus elle est rapide, mieux c’est. Ne vous laissez pas influencer par les sites de mannequins, car même s’ils sont les plus beaux, il est fort probable qu’ils soient les plus occupés et les plus chers.

S’ils répondent rapidement, c’est le signe que la communication sera rapide. C’est ce dont vous avez besoin !

Limitez également votre recherche à une agence d’hôtesses située dans la même ville que celle où vous organiserez votre événement, ce qui vous permettra d’économiser les frais de transport. En fonction du nombre de jours et du nombre d’hôtesses dont vous avez besoin, cela peut vous permettre d’économiser quelques centaines d’euros.

Plus tôt vous prendrez contact avec l’entreprise, plus les hôtesses seront préparées pour votre événement, alors n’attendez pas le dernier moment pour le faire.

Conseil 2 Préparez le programme des activités

Préparez un projet d’activités et un programme. Ce dernier est susceptible d’être modifié à l’approche de l’événement, mais vous connaîtrez le nombre total d’heures, ce qui vous permettra d’établir un devis plus précis.

Après avoir dressé la liste des activités, vérifiez auprès du responsable de l’hôtesse s’il peut préparer la meilleure équipe pour ce travail. Vous pouvez bien sûr demander le profil des hôtesses, mais pour gagner du temps et si la beauté n’est pas une priorité, vous disposerez d’une équipe expérimentée, qui sera heureuse de répondre à toutes les questions qu’on lui posera. Il n’y a rien de pire que d’avoir une belle personne qui vous déçoit par sa mauvaise humeur ou son incapacité à vous aider.

Pensez à la nécessité pour l’hôtesse de connaître la langue locale. Cela peut s’avérer très utile lorsqu’elle donne des explications aux délégués locaux. De plus, elle peut vous aider à traduire les questions que vous posez aux techniciens ou au personnel d’entretien qui peuvent comprendre ce que vous voulez dire.

Conseil 3 Conditions de paiement

Renseignez-vous sur les conditions de paiement. Les conditions les plus avantageuses sont les conditions de paiement 50-50. Vous payez 50 % avant l’événement et 50 % après l’événement. Ces conditions de paiement offrent une grande flexibilité au budget de l’organisateur et incitent l’agence à donner le meilleur d’elle-même le jour J.

Conseil 4 : Uniformes

Vérifiez auprès de l’agence si elle peut proposer différents styles d’uniformes correspondant au mieux au thème de votre événement. Qu’il s’agisse d’une tenue d’affaires décontractée, d’une chemise blanche ou autre. En fonction du rôle que vous souhaitez confier aux hôtesses, vous pouvez leur fournir des t-shirts à l’effigie de l’entreprise. Les délégués sauront ainsi à qui s’adresser et votre marque sera mise en valeur.

Conseil n° 5 : le pré-briefing

Le pré-briefing. Une étape très importante pour le succès et le bon déroulement de l’événement. Plus les hôtesses sont préparées, meilleur sera le service qu’elles fourniront. Le fait que les hôtesses puissent répondre à toutes les questions que leur posent les délégués permet d’élever l’événement d’un cran. La préparation d’un ordre du jour à l’avance aidera l’équipe d’hôtesses à se préparer à l’événement. Veillez à ce qu’elles sachent où se trouve chaque salle afin qu’elles puissent facilement orienter les délégués.

Très souvent, le premier jour de la conférence, les bureaux d’inscription sont très occupés et les conférences commencent peu après les heures d’ouverture. Vous pouvez demander à l’hôtesse d’accueil de laisser entrer les gens s’il y a trop de monde. Il n’est pas souhaitable que les orateurs principaux se retrouvent face à une salle presque vide parce que les délégués sont retardés au bureau d’inscription. Vous devez agir rapidement et si votre équipe d’hôtesses en est consciente, vous aurez une longueur d’avance sur votre planning.

Vous pouvez également montrer à l’équipe d’hôtesses qui sont les VIP de votre événement afin qu’elles les traitent en priorité. Mais vous pouvez aussi demander à votre équipe de s’en charger.

Conseil 6 Utiliser la technologie

L’utilisation de la technologie dans les événements d’aujourd’hui est presque indispensable pour que les choses se déroulent de manière fluide et efficace. Imaginez qu’un seul message vous permette d’atteindre toutes les hôtesses à différents étages. Demandez à l’avance au chef d’établissement comment il communique avec son équipe sur place. WhatsApp, Telegram, il existe de nombreux systèmes de messagerie courts que vous pouvez utiliser. Créez un groupe où vous pouvez facilement joindre l’équipe d’hôtesses lorsque vous avez besoin de faire une mise à jour du plan. C’est bien mieux que de faire le tour du site pour les trouver. D’autres options de communication peuvent être les talkies-walkies. Indiquez à l’hôtesse le mot de passe de connexion au réseau WiFi, car il s’agit d’une question fréquemment posée.

Vous voudrez peut-être compter le nombre de personnes qui entrent dans les salles. C’est un outil utile à vendre aux sponsors et qui permet de suivre les statistiques de l’événement. Vous pouvez également fournir un scanner de badges, afin de savoir qui a assisté à quelle session. Tenez compte des règles GDPR et faites comprendre à l’équipe d’hôtesses que certaines personnes peuvent ne pas vouloir que leur badge soit scanné.